​Những quy định ở Việt Nam về email marketing

Để đảm bảo các chiến dịch hoạt động email marketing hiệu quả, điều đầu tiên doanh nghiệp cần chú ý là hiểu rõ các bộ luật liên quan. Và bài viết này sẽ cung cấp cho người dùng cái nhìn toàn cảnh nhất về các chính sách và điều luật về kênh email marketing.

Điều 9 Nghị định 90/208/ NĐ – CP ngày 13/08/2008, sửa đổi và bổ sung bằng nghị định 70/2012/ NĐ – CP có đưa ra những quy định về việc gửi thư điện tử, tin nhắn quảng cáo như sau:

– Tổ chức, cá nhân ngoại trừ nhà cung cấp dịch vụ quảng cáo chỉ được phép gửi thư điện tử, tin nhắn quảng cáo khi có sự đồng ý của người nhận.

– Nhà cung cấp dịch vụ quảng cáo chỉ được phép gửi thư quảng cáo, tin nhắn quảng cáo cho đến khi người nhận từ chối việc tiếp tục nhận thư quảng cáo, tin nhắn quảng cáo.

– Tròng vòng 24h kể từ khi nhận được yêu cầu từ chối, người quảng cáo hoặc nhà cung cấp dịch vụ quảng cáo bắt buộc phải chấm dứt việc gửi đến người nhận các thư quảng cáo mà họ đã từ chối trừ một vài trường hợp bất khả kháng.

– Nhà cung cấp dịch vụ quảng có chỉ được phép gửi các thư điện tử từ hệ thống  có các thông tin kỹ thuật đã được đăng ký với Bộ thông tin và Truyền thông.

– Không được phép gửi quá 5 thư điện tử tới một địa chỉ email trong vòng 24h trừ trường hợp đã có thỏa thuận khác với người nhận.

– Các nội dung quảng cáo phải phù hợp với quy định của pháp luật.

Nghị định số 57/ 2006/ NĐ – CP của chính phủ về thương mại điện tử cũng quy định về các hành vi bị nghiêm cấm trong việc sử dụng email mararketing như:

– Cấm sử dụng các phần mềm tự động thu thập địa chỉ email từ các trang thông tin điện tử hoặc các dịch vụ khác.

– Cấm sử dụng các biện pháp kỹ thuật nhằm đột nhập, chiếm đoạt các địa chỉ email, thu thập địa chỉ email trái pháp luật.

– Cấm chuyển tiếp email marketing số lượng lớn thông qua các mạng máy tính không được phép.

– Cấm giả dạng địa chỉ email, địa chỉ IP của người khác để gửi email marketing số lượng lớn.

– Cấm lợi dụng việc gửi email marketing số lượng lớn để hướng dẫn người sử dụng máy tinh truy cập vào các trang thông tin điện tử giả dạng hay yêu cầu người đó cung cấp thông tin của mình thông qua các website.
>>xem thêm: chiến dịch email marketing.

– Về nội dung thư:

+ Yêu cầu phải ghi rõ các thông tin về họ tên, số điện thoại, địa chỉ người cần liên hệ khi người nhận muốn liên hệ để chấm dứt việc nhận thư.

+ Phải cung cấp thêm chức năng cho phép người nhận từ chối nhận email.

– Về địa chỉ gửi email số lượng lớn:

Trên đây là một số quy định cơ bản về email marketing ở Việt Nam. Tuy nhiên, các quy định luôn có sự điều chỉnh và bổ sung thường xuyên cho phù hợp với tình hình phát triển thực tế của dịch vụ, do đó yêu cầu cơ bản mà các đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê hệ thống gửi email hàng loạt cũng như các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ cần phải nắm rõ những văn bản pháp quy có liên quan để hoạt động của mình luôn đi đúng quy chuẩn mà nhà nước cho phép. Đó là yêu cầu đầu tiên của một chiến dịch email marketing chất lượng.

Gần đây tôi được rất nhiều bạn bè và khách hàng đang kinh doanh trên mạng internet đặt câu hỏi rất nhiều về các quy định pháp luật Việt Nam trong việc sử dụng tên miền, xây dựng website, thu thập thông tin khách hàng, rồi đến các loại giấy phép. Qua trao đổi, tôi nhận thấy có nhiều vấn đề tưởng như đơn giản nhưng vì bận rộn kinh doanh nên nhiều MMO (make money online) đã quên đi hoặc chưa xem trọng. Sẵn tiện vừa có một khách hàng gặp khó khăn trong một giao dịch M&A khi anh ý không tuân thủ quy định pháp luật và đối tác thì luôn ép giá giao dịch này vì sự thiếu sót về pháp lý này. Do vậy tôi viết ngắn gọn 6 điều cần lưu ý dưới đây để chia sẻ với những người làm IT và Digital Marketing để mọi người lưu tâm hơn.

Thứ nhất, nếu bạn (cá nhân/tổ chức) đăng ký tên miền quốc tế ví dụ như: (.com); (.net); (.org); (.info) thì bạn phải thực hiện nghĩa vụ thông báo với Bộ Thôn tin và Truyền thông trên môi trường mạng trước khi đưa tên miền quốc tế vào sử dụng. Địa chỉ thông báo tại: www.thongbaotenmien.vn (Điều 19.2 Nghị định 72 được hướng dẫn bởi Điều 20 Thông tư 24). Đối với tên miền quốc gia Việt Nam (.vn) bạn không phải thực hiện thủ tục nào hết chỉ cần đăng ký với nhà đăng ký tên miền được cấp phép là được. Thủ tục thông báo thực hiện rất dễ dàng, nhanh chóng và làm hoàn toàn trực tuyến (online), không mất phí nên bạn không lo lắng mất chi phí và thời gian nhé.

Trong trường hợp bạn không thực hiện nghĩa vụ thông báo trên đây bạn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 5 triệu đến 10 triệu VNĐ (Điều 41 Nghị định 174).

Thứ hai, nếu bạn đã hoặc đang xây dựng một trang thông tin điện tử (website) tổng hợp; mạng xã hội thì bạn cần phải xin Giấy phép thiết lập trang thông tin điện tử tổng hợp, Giấy phép thiết lập mạng xã hội được cấp bởi Bộ Thông tin và Truyền thông. Đối với báo điện tử thì bạn cần giấy phép về hoạt động báo chí.

Đối với website cá nhân (dạng blog); website nội bộ doanh nghiệp bạn không phải xin phép nhưng cần tuân thủ về đăng ký tên miền nêu trên. Trang cá nhân được thiết lập dạng tài khoản facebook, twister, zalo… bạn không phải làm thủ tục xin giấy phép.

Dù là dạng website gì, bạn phải đảm bảo không vi phạm các điều luật pháp cấm như: Tuyên truyền, kích động bạo lực, dâm ô, đồi trụy, tội ác, tệ nạn xã hội, mê tín dị đoan, phá hoại thuần phong, mỹ tục của dân tộc. Đưa thông tin xuyên tạc, vu khống, xúc phạm uy tín của tổ chức, danh dự và nhân phẩm của cá nhân. Quảng cáo, tuyên truyền, mua bán hàng hóa, dịch vụ bị cấm; truyền bá tác phẩm báo chí, văn học, nghệ thuật, xuất bản phẩm bị cấm. Giả mạo tổ chức, cá nhân và phát tán thông tin giả mạo, thông tin sai sự thật xâm hại đến quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân… Nếu bạn vi phạm các quy định này bạn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, trách nhiệm dân sự và thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Thứ ba, nếu bạn làm website thương mại điện tử hoặc ứng dụng cung cấp dịch vụ thương mại điện tử trên thiết bị di động các App (sàn giao dịch thương mại điện tử, ứng dụng đấu giá trực tuyến và ứng dụng khuyến mại trực tuyến) bạn cần thực hiện các thủ tục đăng ký hoặc thông báo với Bộ Công thương.

Theo kinh nghiệm và thực tiễn mình nhận thấy các thủ tục này không quá khó khăn để thực hiện do vậy bạn cần tuân thủ để đảm bảo hoạt động kinh doanh của mình không bị cản trở do vi phạm pháp luật nhé.

Thứ tư, nếu bạn muốn thu thập thông tin khách hàng (bao gồm trên môi trường mạng internet) các thông tin như tên, tuổi, giới tính, số điện thoại, địa chỉ cư trú, địa chỉ email, ngày sinh bạn cần phải được sự đồng ý của khách hàng (Điều 38 Bộ luật Dân sự, Điều 6 Luật Bảo vệ Người tiêu dùng, Điều 69, 70,71,72,73 Nghị định 52).

Đối với hành vi thu thập thông tin cá nhân của khách hàng mà không được sự đồng ý của khách hàng có thể bị phạt từ 20-30 triệu VNĐ (Điều 84 Nghị 185 và Nghị định 12).

 

Thứ năm, nếu bạn lo lắng cho tài sản trí tuệ của bạn (logo, phần mềm, mã code) bạn nên đăng ký bảo hộ quyền tác giả, bảo hộ nhãn hiệu. Luật không bắt buộc bạn phải đăng ký nhưng để bảo vệ tốt các tài sản trí tuệ của mình thì bạn cần đăng ký bảo hộ với cục bản quyền (quyền tác giả) và cục sở hữu trí tuệ (nhãn hiệu).

Thứ sáu, nếu bạn thuê một ai đó làm dịch vụ cho mình bạn nên có hợp đồng bằng văn bản ghi nhận các thỏa thuận một cách rõ ràng công việc phải làm, mức phí, tiến độ thực hiện, yêu cầu sản phẩm, quyền và nghĩa vụ của các bên, các trường hợp phạt vi phạm, bồi thường để đảm bảo người được thuê tuân thủ thỏa thuận.

Việc tuân thủ pháp luật là rất cần thiết và là một lợi thế lớn nếu các startup có mong muốn kêu gọi đầu tư vốn từ các quỹ đầu tư. Hãy chuẩn bị ngay từ bây giờ để phát triển chuyên nghiệp bạn nhé. Nếu thực hiện tốt các quy định trên bạn đã có một hồ sơ pháp lý đủ tốt để đàm phán trong các giao dịch M&A rồi đó.

Hy vọng lời khuyên trên đây giúp ích cho các công việc của cộng đồng Digital Marketing và dân IT nói chung.